Employee Self Service (ESS) adalah sebuah sistem yang memungkinkan karyawan untuk menangani secara mandiri berbagai tugas terkait Sumber Daya Manusia (SDM) dan pekerjaan yang seharusnya diselesaikan oleh divisi HR. Pada umumnya sistem ini disediakan sebagai salah satu fitur pada aplikasi HRIS. Sebagai informasi tambahan, aplikasi HRIS merupakan sebuah sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) yang berfungsi untuk mengelola karyawan.

Saat perusahaan menggunakan aplikasi HRIS, maka karyawan dapat menggunakan fitur Employee Self Service (ESS) untuk melakukan tugas-tugas yang biasanya ditangani oleh divisi HR, seperti:

• memperbarui info kontak karyawan
• mengunduh slip gaji
• melacak waktu kerja
• melihat kuota cuti tahunan
• melihat kebijakan perusahaan dan dokumen bersama
• memeriksa jadwal kerja atau jadwal kerja shift, dan masih banyak lagi.

Jadi apa fungsi dan manfaat dari fitur Employee Self Service (ESS) diatas?

Fungsi Employee Self Service (ESS) HRIS

1. Meningkatkan Efisiensi & Mengurangi Beban Kerja HR

Tugas HR seperti mengirim slip gaji, mencatat daftar kehadiran karyawan, memperbarui data pribadi karyawan, dan lain-lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Namun ketika perusahaan menggunakan fitur ESS maka pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara lebih efisien. ESS memungkinkan perusahaan untuk mendistribusikan informasi penting tentang kompensasi, kebijakan, dan tunjangan dengan cepat kepada seluruh karyawan.

Dengan fitur ini, karyawan juga dapat mencari informasi tentang kebijakan perusahaan dengan mudah. Mereka tidak perlu lagi mengirim email kepada pihak-pihak tertentu di perusahaan untuk mendapat info yang dibutuhkan. Selain itu, fitur ESS juga memungkinkan karyawan untuk mengubah data mereka sendiri.

2. Menghilangkan Bottleneck

Peran ESS agar bisa menghilangkan bottleneck pada proses kerja HR. Bottleneck yang banyak terjadi adalah human error atau proses pengulangan karena terjadi kesalahan di dalam pemrosesan data.

Tentunya hal ini bukan hanya memboroskan waktu, tapi bisa merugikan perusahaan dari sisi keamanan data dan juga operasional biaya.

3. Memberikan Transparansi

Secara transparan, karyawan dapat masuk ke dalam aplikasi HRIS dan menggunakan fitur ESS untuk melihat berbagai informasi terkait data mereka seperti info penggajian, tunjangan, dan lain-lain. Semua data tersebut di simpan di satu pusat data sehingga karyawan atau HR dari cabang perusahaan manapun dapat mencari data yang dibutuhkan dengan cepat.

Selain itu, dengan fitur ESS karyawan juga dapat melihat status cuti yang mereka ajukan. Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi menanyakan hal informasi tersebut secara terus menerus kepada pihak HR.

Baca Juga: Pentingnya Employee Self Service (ESS) untuk Perusahaan dan Karyawan

4. Keamanan Data

Selain itu, ESS juga akan membantu perusahaan dalam menyimpan data perusahaan, khususnya data karyawan secara aman. Karena data karyawan yang disimpan dalam sistem komputasi cloud yang terenkripsi dan selalu mengalami pembaruan yang sangat cepat, risiko kerusakan ataupun kehilangan data juga akan semakin kecil.

Tentunya akan sangat berbeda bila Anda melakukan arsip data secara manual dengan kertas yang mana risiko keamanan dan juga kerusakannya sangat besar, terlebih lagi bila terjadi bencana.

5. Solusi Pandemi Saat Ini

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa saat ini dunia sedang dilanda krisis kesehatan yang membuat hampir seluruh kegiatan bisnis tidak lagi dilakukan di kantor, melainkan harus bekerja dari rumah, atau yang akrab dikenal dengan work from home.

Karyawan dan HR dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan kapan saja dan dimana saja mereka mau. Karyawan juga tidak perlu lagi menunggu jam kerja atau menunggu tim HRD hadir karena mereka dapat mengakses atau memperbarui informasi langsung dari sistem.

Untuk mendapatkan fungsi dan manfaat Employee Self Service (ESS) untuk Perusahaan dan Karyawan, Anda bisa menggunakan OrangE HR, yang merupakan salah satu penyedia layanan Employee Self Service (ESS), memenuhi seluruh syarat sebagai sistem layanan mandiri karyawan terbaik.